از آنجایی که جهان روز به روز در حال گسترش است، این فناوری‌ها به گونه‌ای بر کسب‌وکارها تأثیر می‌گذارند که قبلاً دیده نشده بود.

چشم انداز دنیای دیجیتال درهای جدیدی را برای شرکت ها باز کرده است:

بهبود کارایی

فرآیندهای مقیاس بندی

موثر باشد

در نهایت خدمات بهتری را به مشتریان خود ارائه دهند

دیجیتالی شدن شامل فرآیندهای مختلفی است که اطلاعات را به قالبی قابل خواندن توسط کامپیوتر تبدیل می کند. یکی از راه های انجام این کار اسکن سند است.

در ابتدایی ترین و ساده ترین حالت، اسکن اسناد به دیجیتالی کردن اسناد کاغذی اشاره دارد. نسخه های سخت اسکن شده برای ذخیره سازی، امنیت و مدیریت کارآمدتر به تصاویر تبدیل می شوند.

کتابخانه ها، ادارات دولتی، موزه ها و دانشگاه ها به طور طبیعی برای حفظ و نگهداری اسناد و مدارک تاریخی به اسناد تحقیقاتی روی می آورند تا از فرسودگی طبیعی آنها جلوگیری کنند.

صنایعی مانند شرکت‌های معماری و ساختمانی برای ذخیره سوابق نقشه‌ها، نقشه‌های معماری و نقشه‌های ساخت‌وساز باید اسناد با فرمت بزرگ را اسکن کنند.

شرکت‌های حقوقی و سازمان‌های پزشکی نیز حجم زیادی از اسناد را جمع‌آوری می‌کنند و اسکنر اسناد اداری به آنها امکان می‌دهد این سوابق مهم حقوقی و پزشکی را حفظ کرده و برای مراجعات بعدی ذخیره کنند.

اما صرف نظر از صنعت، اسکن اسناد بخش مهمی از دیجیتالی شدن است. زیرا شرکت ها به سمت «بدون کاغذ» شدن حرکت می کنند. در اینجا برخی از مزایای مهم اسکن اسناد آورده شده است.

1- جستجوی سریع

مرتب سازی و مدیریت کپی اسناد واقعا دشوار است. جستجوی اطلاعات مانند یافتن سوزنی در انبار کاه است، به خصوص اگر در میان کاغذهایی که در کمدهای بایگانی ذخیره شده و در طول سال ها روی هم انباشته شده اند، به دنبال آن باشید.

با استفاده از عملکرد جستجو، مرتب‌سازی فایل‌های دیجیتالی شما فقط چند ثانیه طول می‌کشد تا اسنادی را که به دنبال آن هستید پیدا کنید، به خصوص زمانی که فایل‌های دیجیتال شما به درستی سازماندهی و مدیریت شده باشند.

2- افزایش انعطاف پذیری

شبکه‌های رایانه‌ای به افراد مجاز در شرکت شما اجازه می‌دهند از دستگاه‌های مختلف در سیستم شرکت شما مانند رایانه‌های رومیزی، لپ‌تاپ، تبلت و تلفن‌های هوشمند به اسناد دیجیتال دسترسی داشته باشند.

با اسکن اسناد، لازم نیست در اتاق پشتی ساختمان خود باشید تا صفحاتی از اطلاعات را پیدا کنید. از هر کجای دنیا به فایل های دیجیتال خود دسترسی داشته باشید.

3- فضای فیزیکی را احیا کرد

تصور کنید اگر یک سیستم بایگانی دیجیتال داشتید، به جای چیدن کاغذها روی میزها یا در جعبه ها، می توانید تمام فضای شرکت خود را به چیزی جز فایل اختصاص دهید. جایی که فضای اداری زمانی توسط کابینت های بایگانی دیوار به دیوار اشغال می شد، اکنون این اسناد را می توان در فایل های مجازی ذخیره کرد که از هر رایانه یا دستگاه تلفن همراه قابل دسترسی است.

4- افزایش کارایی هزینه

اگرچه دیجیتالی شدن به خودی خود یک سرمایه گذاری است، اما اسکن اسناد هزینه های سربار را به طرق مختلف کاهش می دهد. این امر هزینه های چاپ، کپی یا خرید کاغذ را بسیار کاهش می دهد.

فضای فیزیکی و هزینه های نگهداری نیز حذف می شوند. اما مهمتر از آن، ساعت‌ها برای یافتن و دسترسی به فایل‌ها تلف می‌شود و ساعات ارزشمندی از کار روزانه شما را کاهش می‌دهد. با ساده کردن فرآیند سازماندهی و بایگانی اسناد، می توانید زمان بیشتری را برای تمرکز بر مهمترین جنبه های کسب و کار خود آزاد کنید.

5- افزایش بهره وری

دیجیتالی شدن به طور کلی بر ارتباطات، همکاری و اتوماسیون تأثیر می‌گذارد که همگی در طرح کلان چیزها ضروری هستند.

اسکن دیجیتال آوافرهنگ به طور مستقیم بر بهره وری تأثیر می گذارد، به این معنی که کارگران زمان زیادی را برای جستجو، پردازش و انتقال اطلاعات صرفه جویی می کنند. به طور غیر مستقیم، آزاد کردن فضای فیزیکی در دفتر کار شما را آزاد می کند. تصور کنید اگر از شر این همه کابینت بایگانی خلاص شوید چه می کنید؟ شاید بتوانید اجاره دفتر را کاهش دهید، یا شاید بتوانید از فضای بازیابی شده برای ایجاد یک محیط کاری که همکاری و کار تیمی را تقویت می کند، استفاده کنید. یک محیط اداری کمتر به هم ریخته می تواند برای بهره وری کارمندان شما معجزه کند.

6- افزایش امنیت

راه های زیادی وجود دارد که اسناد فیزیکی را می توان در معرض خطر قرار داد. از بلایای غیرمنتظره (مانند آتش سوزی یا سیل)، تا خطای انسانی (مثل قرار دادن اشتباه یا گم شدن اسناد) تا پیری طبیعی (مانند تخریب کاغذ یا جوهر رنگ پریده)، اسناد فیزیکی شکننده هستند و قابل کنترل نیستند. با اسکن اسناد کاغذی، اغلب می توانید از آنها در رایانه، دستگاه ها یا ابر خود نسخه پشتیبان تهیه کنید. این به شما این اطمینان را می دهد که داده های شما برای سال ها و سال های آینده حفظ خواهند شد.

7- رشد کسب و کار و موفقیت کلی

همه اینها در کنار هم عناصری برای طول عمر و موفقیت هستند. چیزهایی مانند ذخیره اسناد ممکن است در سناریوهای روزمره بی اهمیت به نظر برسند تا زمانی که حواس خود را پرت کنید و نتوانید کار کنید. زیرا میز اداری شما با انبوهی از کاغذها پوشیده شده است.

با ترویج روش هایی که محیط کار را برای کارکنان شما بهبود می بخشد، به آنها اجازه می دهد کار خود را آسان تر و کارآمدتر انجام دهند، همراه با تلاش های بی وقفه آنها برای انطباق با چشم انداز دیجیتال در حال تحول، کسب و کار خود را به سمت موفقیت هدایت خواهید کرد. اسکن اسناد از راه های بی شماری به کسب و کارها سود می رساند.